MENSAGEM DA ALTA DIREÇÃO DA SIGMA
O Manual de Boas Práticas da Sigma simboliza o nosso comprometimento com os mais elevados princípios éticos, com a honestidade e com a transparência em todas as nossas relações.
Acreditamos que, prezando pela integridade em todas as nossas atividades, podemos juntos alcançar nossos objetivos, e contribuir para o desenvolvimento de nossa sociedade.
Nosso Manual de Boas Práticas, que faz parte do PIS – Programa de Integridade Sigma (“PIS”), estabelece diretrizes e normas que representam compromissos a serem assumidos por todos os nossos colaboradores e parceiros, independentemente do cargo que ocupem ou da função que exerçam.
Nesse sentido, a participação e o engajamento de todos os colaboradores e parceiros da Sigma é de fundamental importância para a integridade da empresa, principalmente através da adoção de uma conduta ética em todas as situações.
Assim, pedimos que você leia atentamente este documento e utilize nosso Canal de Conformidade para esclarecer qualquer dúvida, ou se precisar relatar qualquer situação que não esteja de acordo com os valores e os comportamentos que defendemos.
Boa Leitura!
Reynaldo Rosa
Diretor Executivo
Roberto Fofano
Diretor Executivo
O QUE É E POR QUE RAZÃO TEMOS UM MANUAL DE BOAS PRÁTICAS
O Manual de Boas Práticas é um conjunto de regras que serve para orientar as pessoas que se relacionam com a Sigma, de modo que seu comportamento esteja de acordo com os valores e normas que constam nesse documento. Este Manual deve ser utilizado como um guia, servindo de fonte de informações para sanar eventuais dúvidas sobre condutas a serem adotadas.
A QUEM SE APLICA ESTE MANUAL DE BOAS PRÁTICAS
Nosso Manual de Boas Práticas se aplica, sem exceções, a todas as pessoas que mantém relacionamento com a Sigma. Nenhum colaborador, independentemente de sua posição, está isento de cumprir as normas previstas neste documento. Empresas parceiras, fornecedores e prestadores de serviço, incluindo consultores, e outros contratados que mantém relacionamento com a Sigma, também devem respeitar as diretrizes deste Manual.
Desse modo, todas as pessoas que se relacionam com a Sigma estão igualmente sujeitas às consequências de violações éticas praticadas.
CONHECIMENTO DO MANUAL DE BOAS PRÁTICAS
Todos têm o dever de conhecer, ler e compreender os valores deste Manual, e das demais políticas da Sigma, que estão disponíveis em nosso site (https://www.sigmatelecom.com.br) e devem agir de acordo com as normas estabelecidas.
GESTÃO DO MANUAL DE BOAS PRÁTICAS
A gestão deste Manual é de responsabilidade do Comitê de Compliance da Sigma, que analisará todas as questões relativas ao conteúdo do Manual, com imparcialidade e sigilo.
CANAL DE CONFORMIDADE
O Canal de Conformidade da Sigma foi criado para auxiliar no cumprimento das normas do Manual de Boas Práticas e das demais políticas da Sigma, que estabelecem as condutas esperadas de colaboradores e parceiros de negócios.
Qualquer transgressão ou suspeita de violação das normas previstas neste Manual de Boas Práticas deve ser informada no Canal de Conformidade da Sigma, no site da empresa. O registro também pode ser feito de forma anônima, na internet, ou em formulários de papel, a serem depositados em urnas localizadas na Sigma, se o comunicante preferir.
O Canal de Conformidade da Sigma serve também para esclarecer dúvidas sobre o Manual de Boas Práticas e demais políticas internas da empresa, e está disponivel para o registro de ocorrências 24 horas por dia.
Todas as denúncias, relatos e dúvidas registrados serão recebidos e tratados com a garantia da preservação da identidade do comunicante, o sigilo das informações, e a proteção contra qualquer forma de retaliação. Qualquer retaliação deverá ser denunciada e, caso seja comprovada, estará sujeita a medidas disciplinares. Todos os envolvidos em algum registro de denúncia serão tratados de forma justa e sem distinção, independentemente do cargo ou função que ocupem ou de qualquer condição pessoal.
CONDUTA PROFISSIONAL DOS COLABORADORES
Respeito ao próximo:
É um compromisso de todos os colaboradores agir sempre com respeito ao próximo, prezando por uma boa convivência no ambiente profissional, entre colegas, e com parceiros e clientes.
Igualdade de oportunidades:
Na Sigma, todos os colaboradores têm as mesmas oportunidades de reconhecimento e desenvolvimento profissional. Nas oportunidades de promoção interna, a escolha de colaboradores sempre deve ocorrer com base apenas no mérito e nas aptidões profissionais e técnicas de cada colaborador, sem favorecimento em razão de simpatias ou afinidade pessoal.
Inclusão social e discriminação:
A Sigma não admite distinções em razão de cor ou raça, idade, sexo, gênero, credo, limitações físicas, origem ou nacionalidade, prezando pelo desenvolvimento e inclusão indistinta de todos os seus colaboradores. A Sigma também valoriza as mães, gestantes e lactantes, além de todos os membros de grupos de diversidade ou minorias, e não permite qualquer espécie de discriminação.
Assédio:
A Sigma não tolera que seus colaboradores, independentemente da função e posição hierárquica que ocupem, pratiquem qualquer espécie de assédio, seja físico ou moral, como tratamento humilhante, atitudes de isolamento, submissão de colegas a situações vergonhosas e vexatórias, ou perseguições.
Crenças religiosas e ideologias políticas:
A Sigma valoriza a liberdade de expressão e a diversidade de opiniões, e respeita todas as preferências políticas e religiosas de seus colaboradores. No entanto, todos deverão agir sempre de forma a que suas convicções pessoais não interferiram em suas atividades profissionais.
Uso de entorpecentes e violência no trabalho:
Visando o bem-estar de todos, é proibido o consumo de substâncias entorpecentes ou bebidas alcoólicas durante a jornada de trabalho, ou iniciar a jornada sob efeito dessas substâncias. É proibido fumar dentro das dependências da empresa, exceto nos locais expressamente autorizados para este fim. Também não é aceita a prática de qualquer tipo de de violência, ou a criação de situações que coloquem em risco a segurança dos colaboradores e patrimônio da empresa. É proibida a posse e o uso de armas de fogo ou armas brancas nas instalações da empresa.
Redes Sociais:
Todos os colaboradores que participem de redes sociais (Facebook, LinkedIn, Instagram, X, entre outras) e que informem vínculo com a Sigma em seus perfis, devem estar atentos a essas orientações: Ao cadastrar dados de contato como telefone e e-mail em redes sociais, indique apenas meios de contato pessoal, sem indicar dados profissionais, como endereço de e-mail corporativo; Sempre deixe claro que suas opiniões e manifestações em redes sociais são de cunho pessoal e não expressam necessariamente as posições da empresa, e não podem ser atribuídas à Sigma; Não comente ou compartilhe assuntos confidenciais ou estratégicos da empresa nas redes sociais. É dever do colaborador garantir o sigilo das informações de que tenha conhecimento em razão da natureza do seu trabalho; O uso de redes sociais e aplicativos de mensagens, mesmo em dispositivos pessoais, se necessário durante o horário de trabalho, deve ser feito com moderação; É expressamente proibido postar nas redes sociais fotos, áudios ou vídeos contendo informações de colaboradores, de clientes ou da empresa, sem que exista autorização dos mesmos.
Conflitos de interesses:
Ocorre conflito de interesses quando questões diversas (profissionais, financeiras, familiares, políticas ou pessoais) possam interferir no dever de um colaborador agir no melhor interesse da empresa. Os colaboradores da Sigma devem ter uma atuação profissional e ética, e devem proteger e priorizar objetivos e interesses da empresa nas decisões e escolhas de negócios. Toda contratação de pessoas deverá ser previamente submetida à avaliação da área de recursos humanos. A participação de parentes e amigos de colaboradores em processos seletivos não deverá, em hipótese nenhuma, ser fator influenciador na escolha de candidato.
Sigilo e confidencialidade:
Manter em sigilo informações estratégicas é uma responsabilidade de todos. Fique atento para nunca divulgar dados sobre processos, produtos, tecnologias, sistemas eletrônicos, resultados financeiros da empresa ainda não anunciados oficialmente, negócios em potencial, análises de mercado, preços, custos, contratos, nome de distribuidores, revendedores, listagem de fornecedores, ou quaisquer outros dados que sejam considerados como confidenciais e estratégicos pela empresa.
Saúde e segurança no ambiente de trabalho:
É responsabilidade dos colaboradores informar seus superiores sobre qualquer situação que possa afetar direta ou indiretamente a integridade física, a saúde dos profissionais ou o patrimônio da empresa. Também devem observar e cumprir todas as leis e normas relativas a saúde e segurança do trabalho, respeitando os avisos e as recomendações fornecidas.
RELACIONAMENTO COM O PÚBLICO EXTERNO
Clientes: Para a Sigma, a satisfação dos clientes é essencial. Por isso, é muito importante atendê-los com eficácia, transparência e cortesia, zelando por seus interesses e assegurando a qualidade dos produtos e serviços oferecidos.
Fornecedores: Ao selecionarmos nossos fornecedores, buscamos aqueles que oferecem melhor qualidade técnica, inovação, custos competitivos, condições e prazos adequados, além de compartilhar dos mesmos valores éticos da Sigma. Nas negociações com fornecedores, os colaboradores devem adotar e manter uma relação transparente e cooperativa, e reforçar, sempre que necessário, as condutas previstas neste Código.
Órgãos Públicos: As relações da Sigma com órgãos públicos deverão ser conduzidas somente por áreas ou por pessoas especificamente designadas pela empresa. Essas relações deverão estar amparadas na legalidade e serão estabelecidas com os mais altos níveis de integridade, de acordo com a Política de Relacionamento com a Administração Pública estabelecida pela Sigma.
Brindes, presentes e vantagens: Os colaboradores e parceiros contratados pela Sigma ficam proibidos de receber, de clientes e fornecedores, brindes, presentes ou vantagens de qualquer espécie, com exceção de itens sem valor comercial. Os colaboradores e parceiros contratados pela Sigma também estão proibidos de oferecer ou dar, direta ou indiretamente, brindes que tenham valor comercial, presentes ou vantagens para servidores públicos, ou pessoas a eles relacionadas, em especial se houver finalidade de influenciar ou compensar decisões em benefício próprio ou da empresa. A distribuição de brindes promocionais e sem valor comercial para agentes públicos pode ocorrer exclusivamente a título de cortesia, propaganda, ou divulgação, por ocasião de eventos especiais ou datas comemorativas. Esses brindes não podem ser destinados para órgãos ou agentes públicos específicos, e só podem ser oferecidos por áreas ou por pessoas especificamente designadas pela empresa. Eventuais dúvidas sobre a possibilidade de aceitação ou oferta de qualquer brinde, presente ou vantagem, devem ser registradas no Canal de Conformidade, para esclarecimentos pelo Comitê de Compliance da Sigma.
INTEGRIDADE
A Sigma se mantém fiel aos mais elevados padrões de integridade, legalidade e transparência para garantir que seus negócios sejam conduzidos de acordo com a lei, e por essa razão resolveu instituir o PIS – Programa de Integridade Sigma.
Todos os colaboradores e parceiros da Sigma têm o dever de agir com integridade e ética em suas atividades profissionais, assim como nos contatos com órgãos e entidades do setor público que se relacionem com a empresa, prevenindo e combatendo a corrupção, garantindo observância às leis anticorrupção brasileiras e demais normas que tratam deste assunto.
Corrupção significa prometer, oferecer ou entregar, de forma direta ou indireta, dinheiro ou qualquer outro benefício (presentes, ingressos de eventos, refeições, passagens para viagens, reservas de hotel, etc.) para agentes públicos, com o objetivo de obter alguma vantagem indevida.
Não é permitido propor, subornar, pagar, doar ou oferecer bem, serviço, ou qualquer coisa de valor, que possa ser destinada para agentes públicos, de forma direta ou indireta, ainda que através de fornecedores, agentes ou consultores, para obter ou reter negócios ou para assegurar vantagem comercial para a empresa.
Faça a sua parte para construir um país mais íntegro e livre de corrupção!
Para obter mais informações sobre esse assunto, consulte as políticas que compõe o PIS, que são de cumprimento obrigatório e estão disponíveis no endereço eletrônico da Sigma.
CONSEQUÊNCIAS DO DESCUMPRIMENTO DESTE MANUAL DE BOAS PRÁTICAS
O descumprimento das normas contidas neste Manual acarretará a imposição de penalidades, incluindo a advertência, suspensão, e demissão com ou sem justa causa, nos termos da Consolidação das Leis do Trabalho, bem como outras medidas e sanções cabíveis, a critério do Comitê de Compliance, e que serão aplicadas independentemente do cargo e função dos infratores.
O descumprimento das normas deste Manual por parceiros de negócios, sem vinculo de emprego com a Sigma, poderá ensejar a imediata rescisão contratual, com aplicação das penalidades decorrentes da rescisão, sem prejuízo de ação indenizatória e outras providências legais cabíveis.
O presente documento reúne informações sobre o Programa de Integridade Sigma (“PIS”), descrevendo suas políticas e ferramentas, e o seu funcionamento. O PIS contempla as normas internas existentes na Sigma, e reflete o seu firme compromisso com a integridade, que norteia todas as suas atividades e relações.
O Programa de Integridade Sigma é composto por mecanismos de controle interno implementados para a prevenção de atos ilícitos, e voltados ao cumprimento de suas normativas internas e de normas legais, para coibir quaisquer práticas de corrupção e fraudes, especialmente as condutas previstas na Lei Anticorrupção Brasileira, atualmente regulamentada pelo Decreto nº 11.129/2022. O PIS observa também leis estaduais e municipais sobre o tema, e foi estruturado em consonância com diretrizes da Controladoria Geral da União e demais entidades governamentais, nos termos descritos neste documento.
Assim, a partir da institucionalização de uma cultura ética e íntegra, com o constante aperfeiçoamento dos mecanismos de controle e de gestão, e o consequente fortalecimento da governança corporativa, busca-se a geração de valor em bases sólidas e sustentáveis, com a obtenção dos melhores resultados para a sociedade.
2. FUNDAMENTOS DO PROGRAMA DE INTEGRIDADE SIGMA
O Programa de Integridade Sigma encontra-se firmado nos seguintes pilares fundamentais, descritos pormenorizadamente nos tópicos subsequentes deste documento:
3. COMPROMETIMENTO E APOIO DA ALTA DIREÇÃO
O comprometimento da Alta Direção da Sigma com a integridade nas relações público-privadas e o seu pleno apoio ao Programa de Integridade constituem alicerces da cultura organizacional da empresa. Consequentemente, todos os atores envolvidos nos processos produtivos da Sigma são instados a prezarem de modo efetivo por uma conduta ética.
O apoio da Alta Direção da Sigma ao Programa de Integridade é constantemente reforçado em suas comunicações com os diversos públicos da empresa, nas quais é salientada a importância dos valores e das políticas que compõem o programa.
A verificação da efetividade das medidas de integridade do programa pela Alta Direção constitui pauta permanente das reuniões realizadas com as áreas de gestão da empresa. Do mesmo modo, a evidenciar seu envolvimento com as ações de integridade, são periodicamente reportadas à Alta Direção todas as atividades desenvolvidas pelo Comitê de Compliance da Sigma, no qual também tem assento um membro da Alta Direção.
O Comitê de Compliance da Sigma é a instância interna responsável pela gestão do Programa de Integridade, e que tem por incumbência tratar de questões de governança, ética e controles internos.
Constituído após a decisão da Alta Direção de instituir o Programa de Integridade, o Comitê de Compliance coordenou todos os recursos financeiros, materiais e humanos alocados para a estruturação e desenvolvimento do PIS.
Na forma de seu regimento interno, o Comitê de Compliance da Sigma é dotado de autonomia decisória e independência, reportando-se diretamente ao nível hierárquico mais elevado da empresa.
Entre outras atribuições, cabe ao Comitê de Compliance supervisionar todo o conjunto das políticas e procedimentos que compõe o PIS, assegurar a adequação e a efetividade de seus sistemas de controle, disseminar e reforçar a cultura de ética e integridade no âmbito da Sigma, promover a constante melhoria das práticas de governança adotadas pela empresa, e apresentar recomendações de aprimoramento de políticas, protocolos e procedimentos de integridade.
Ainda, compete ao Comitê de Compliance a gestão do Canal de Conformidade da Sigma, conferindo adequado tratamento às denúncias recebidas através do canal, e conduzindo as apurações necessárias. O Comitê também é o órgão interno da empresa que possui competência para dirimir as dúvidas e questionamentos de natureza ética registrados no Canal de Conformidade.
5. ANÁLISE E GERENCIAMENTO DE RISCOS
A elaboração do Programa de Integridade levou em consideração uma rigorosa análise do perfil da empresa, que contemplou os mercados de atuação, a estrutura organizacional, quantitativo de colaboradores, e o grau de interação com a Administração Pública.
Além do resultado das análises do perfil da empresa, a estruturação do Programa de Integridade considerou também avaliação das características dos mercados onde a empresa atua e a probabilidade de ocorrência de fraudes e corrupção nessas localidades, inclusive ligadas a licitações e contratos. Com base nos riscos identificados, foram desenvolvidas as regras, políticas e procedimentos componentes do PIS, para de modo eficaz buscar prevenir, detectar e remediar a ocorrência dos atos indesejados.
Foi também implementado um processo de mapeamento periódico de riscos, para identificar eventuais novos riscos de integridade, que podem decorrer de alteração nas leis vigentes, da edição de novas regulamentações, ou de mudanças internas na própria empresa, como ingresso em novos mercados.
6.REGRAS E INSTRUMENTOS DE CONTROLE
6.1 PADRÕES DE ÉTICA E CONDUTA
Os padrões de ética e de conduta representam os comportamentos esperados de todos os colaboradores e dirigentes da empresa, e estão consolidados no Manual de Boas Práticas da Sigma, no qual também são explicitados os valores da empresa. Esse documento, direcionado para todos os públicos da Sigma, pode ser acessado e consultado na página eletrônica da empresa, e encontra-se disponível para todos os que dele quiserem ter conhecimento.
Além de consignar os valores da Sigma e prever normas de conduta, o Manual de Boas Práticas também aborda as principais regras constantes das políticas adotadas pela empresa, inclusive para atendimento aos requisitos postos pelas diversas normas anticorrupção vigentes em nosso ordenamento jurídico.
O Manual de Boas Práticas simboliza o comprometimento da Sigma com os mais elevados princípios éticos, com a honestidade e com a transparência em todas as suas relações, e serve como fonte de informações para sanar eventuais dúvidas sobre condutas a serem adotadas por colaboradores e terceiros.
A gestão do Manual de Boas Práticas constitui incumbência do Comitê de Compliance da Sigma, a quem cabe analisar as infrações relativas ao conteúdo do Manual, com imparcialidade e sigilo, assim como avaliar e promover atualizações que se façam necessárias, em decorrência de mudanças legais ou regulatórias, institucionais ou de áreas de negócios.
6.2 POLÍTICAS E PROCEDIMENTOS PARA MITIGAÇÃO DE RISCOS
As regras, políticas e procedimentos componentes do PIS, destinados a prevenir e detectar a ocorrência de irregularidades, com fundamento nos riscos identificados, constituem mecanismos que funcionam de forma coordenada, e são amplamente aplicados na rotina de trabalho da empresa.
A Sigma desenvolveu uma Política de Relacionamento com a Administração Pública, a qual vem a ser uma política anticorrupção que estabelece diversas normas que devem ser seguidas também em interações com agentes públicos, de modo a minimizar os riscos envolvidos nesse processo.
A Política de Relacionamento com a Administração Pública reúne normas que tratam da obtenção de licenças, autorizações, permissões e certidões perante órgãos da Administração Pública, e estabelece regras pormenorizadas para a realização de reuniões e comunicações com agentes públicos.
Essa mesma política anticorrupção regula questões relativas à oferta e recebimento de brindes, presentes e hospitalidades, tema também abordado no Manual de Boas Práticas da Sigma.
Do mesmo modo, a Política de Relacionamento com a Administração Pública da Sigma estabelece regras bastante rigorosas para contratações de agentes públicos, ex-agentes públicos, seus familiares, ou ainda de pessoas politicamente expostas, ponto no qual se conecta com a Política de Relacionamento com Terceiros da Sigma.
O mesmo documento regula a cooperação a ser prestada em investigações e fiscalizações realizadas por órgãos ou agentes públicos, e reúne também políticas e protocolos para participação da empresa em licitações públicas e contratações em geral com a administração pública, em observância às exigências contidas na Lei Anticorrupção e diplomas legais correlatos.
Assim, a referida política anticorrupção é essencial para garantir a transparência e a integridade das atividades da empresa.
A Sigma também estabeleceu Política de Relacionamento com Terceiros, com a finalidade de regular a gestão contratual de terceiros com os quais se relaciona, quanto a aspectos de integridade corporativa, de modo a mitigar eventuais riscos associados à sua contratação, e proporcionar um ambiente de trabalho ético e livre de condutas ilícitas.
Com a finalidade de avaliar o nível de risco de terceiros contratados praticarem atos de corrupção ou atos lesivos à Administração Pública no curso de seu relacionamento com a Sigma, e de avaliar o seu histórico de reputação e integridade, é realizado processo de due diligence de integridade de terceiros, sendo essas diligências prévias obrigatórias para a efetivação da contratação.
Após a realização das diligências de conformidade, os riscos de integridade de terceiros são classificados de acordo com os parâmetros constantes da política anticorrupção já referida. De acordo com os resultados, a contratação é vedada, ou somente é efetivada após avaliação de adoção de medidas necessárias para reduzir o risco, realizada pelo Comitê de Compliance da Sigma.
A base de terceiros contratados pela Sigma passa por nova avaliação de conformidade em periodicidade anual, com o objetivo de verificar a manutenção dos graus de riscos de integridade originalmente identificados.
A mesma política anticorrupção também prevê procedimentos específicos para que a Sigma realize fusões, aquisições, ou outras espécies de operações societárias com outras empresas, de modo a prezar pela integridade da empresa.
Ainda, por força das políticas anticorrupção estabelecidas pela Sigma, todos os contratos estabelecidos pela empresa contam obrigatoriamente com disposições e cláusulas de integridade empresarial e anticorrupção, destinadas a prevenir riscos decorrentes da prática de irregularidades e atos ilícitos.
6.3. COMUNICAÇÃO E TREINAMENTO
A Sigma alocou recursos para investimento em comunicação e treinamento, essenciais para que o Programa de Integridade da empresa seja efetivo. Assim, foi estruturado plano de comunicação por meio do qual os valores e as principais políticas de integridade adotadas pela empresa são amplamente divulgados a todos os seus públicos.
Também houve investimento em treinamentos sobre as principais políticas anticorrupção da Sigma, voltados para dirigentes, colaboradores, e terceiros com atuação em nome da empresa, e que abordam o conteúdo e os aspectos práticos das políticas de integridade implementadas.
6.4. CANAL DE CONFORMIDADE
A Sigma disponibiliza diversos meios que possibilitam o recebimento de denúncias, aumentando, assim, as possibilidades de ter ciência sobre irregularidades. Os meios de registro de reportes estão reunidos no canal de denúncias da empresa, que foi designado por Canal de Conformidade da Sigma, e que pode ser acessado e utilizado por qualquer interessado que dele deseje fazer uso.
O principal meio de registro de relatos se dá através da página da Sigma na internet, mediante o preenchimento de um formulário eletrônico, o qual comporta significativo número de informações. Para tornar a apuração dos fatos mais eficiente, e corroborar o relato, neste formulário há também possibilidade de se anexar arquivos (imagens, vídeos, textos, planilhas, entre outros), sendo fornecido ao denunciante um número de protocolo para o acompanhamento de seu relato.
Também é possível o recebimento de denúncias através de formulários em papel, depositados em urnas físicas localizadas nas dependências da Sigma. Nesta modalidade de acesso, os reportes passam pelos mesmos métodos de averiguações e providências dedicadas às denúncias realizadas através de formulário eletrônico.
Foi desenvolvida uma política específica relativa ao Canal de Conformidade, que reúne regras que estabelecem uma rotina para apuração de reportes, o que constitui atribuição do Comitê de Compliance da Sigma.
A Política do Canal de Conformidade da Sigma estabelece normas que garantem proteção ao denunciante de boa-fé, havendo previsão da possibilidade de recebimento de denúncias anônimas e a proibição de retaliação de denunciantes, além de garantias de imparcialidade e isenção no tratamento das ocorrências.
Também estão previstas nessa política regras de confidencialidade, para proteger aqueles que, apesar de se identificarem à empresa, não queiram ser conhecidos publicamente.
O Canal de Conformidade da Sigma serve também para esclarecer dúvidas sobre o Manual de Boas Práticas e demais políticas internas da empresa. A gestão do Canal de Conformidade é realizada pelo Comitê de Compliance da Sigma, a quem compete também a manutenção e atualização da política que rege o canal.
6.5. MEDIDAS DISCIPLINARES
As medidas disciplinares passíveis de imposição em decorrência do descumprimento de normas internas constam de diversas políticas da Sigma. A inobservância das regras e procedimentos vigentes, por colaboradores, acarretará a imposição de penalidades, incluindo a advertência, suspensão, e demissão com ou sem justa causa, nos termos da Consolidação das Leis do Trabalho.
Além disso, existe previsão da adoção de medidas e sanções proporcionais a cada caso concreto, e que serão aplicadas independentemente da posição ocupada pelos infratores na estrutura organizacional da empresa.
Da mesma forma, com relação a parceiros de negócios, o descumprimento de normas e políticas da Sigma poderá ensejar imediata rescisão contratual, com aplicação das penalidades decorrentes da rescisão, sem prejuízo de ação indenizatória e outras providências legais cabíveis.
Em todos os casos, após regular apuração das infrações, caberá ao Comitê de Compliance da Sigma, após avaliação criteriosa, recomendar as sanções a serem aplicadas em razão da inobservância das normas internas da empresa.
7. ESTRATÉGIAS DE MONITORAMENTO CONTÍNUO
A Sigma estabeleceu protocolos e procedimentos internos de monitoramento contínuo para verificar a efetividade de seu Programa de Integridade, e possibilitar a identificação de pontos falhos que possam ensejar ajustes e aprimoramentos.
A Política de Monitoramento da Sigma estabelece um plano anual de trabalho, que se destina a verificar a aderência dos diversos setores da empresa ao Programa de Integridade implementado, atestar sua funcionalidade, e detectar eventuais deficiências existentes no programa, sanando-as de forma adequada.
O monitoramento levado a efeito permite que se verifique o grau de efetividade do PIS, e se os riscos estão sendo mitigados conforme planejado, além de possibilitar a identificação de novos riscos e a apresentação da respectiva resposta tempestiva, por meio de correções necessárias e aperfeiçoamento do programa.
A Política de Monitoramento e o plano anual de trabalho foram desenvolvidos pelo Comitê de Compliance da Sigma, sendo considerados diversos procedimentos, tais como verificação dos controles implementados, medidas de remediação de eventuais falhas de integridade detectadas, e a necessidade de atualização do programa em face de inovações legislativas.
8. CONSIDERAÇÕES FINAIS
O presente documento e todas as políticas componentes do Programa de Integridade Sigma passam por revisões periódicas, e podem vir a sofrer alterações em seu conteúdo em razão de atualizações.
Compete ao Comitê de Compliance da Sigma, responsável pela gestão do PIS, manter o presente documento atualizado, em consonância com as diretrizes da Sigma, e para o eficaz atendimento de exigências constantes de normas jurídicas e regulamentos vigentes.
Constitui responsabilidade de todos os colaboradores e terceiros zelar pelo cumprimento do Programa de Integridade Sigma. Indícios de descumprimento ou dúvidas acerca das normas do PIS poderão ser reportados por meio do Canal de Conformidade da Sigma, disponível para acesso no site da empresa (https://www.sigmatelecom.com.br).
POLÍTICA DE RELACIONAMENTO COM A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
A presente Política de Relacionamento com a Administração Pública da Sigma (“Política” ou “Política Anticorrupção”), instrumento componente do PIS – Programa de Integridade Sigma (“PIS”), tem por objetivos estabelecer diretrizes complementares ao Manual de Boas Práticas, que devem guiar a conduta de colaboradores e terceiros no relacionamento com o poder público e com agentes públicos, assim cooperando para a prevenção e combate aos atos praticados contra a Administração Pública, de modo a proporcionar um ambiente de trabalho transparente, ético, e livre de condutas ilícitas.
A presente Política é aplicável a todos os administradores, gestores, e colaboradores da Sigma, bem como aos seus clientes, fornecedores, associados, parceiros, prestadores de serviços, subcontratados, despachantes, representantes comerciais, agentes intermediários, procuradores, consultores e estagiários (“terceiros”).
A presente Política deve ser lida e interpretada em conjunto com os seguintes documentos, entre outros que possam ser aplicáveis à Sigma:
A Sigma expressamente proíbe e não tolera qualquer espécie de ato de corrupção ou suborno em qualquer nível de relacionamento com agentes públicos, seja de forma direta ou indireta, ainda que por intermédio de terceiros.
Em seu relacionamento com a Administração Pública, administradores, colaboradores e terceiros deverão observar, especificamente, as normas contidas na Lei Anticorrupção, as diretrizes do Manual de Boas Práticas da Sigma, assim como as diretrizes específicas desta Política.
6.1 Vedações
A presente Política estabelece que os administradores, colaboradores e terceiros contratados pela Sigma estão expressamente proibidos de oferecer, dar, ou prometer, diretamente ou indiretamente, por meio de pessoas interpostas, vantagem indevida de qualquer natureza para agente público ou terceira pessoa a ele relacionada, em especial para: (i) influenciar qualquer ato ou decisão de agente público ou induzi-lo a realizar, omitir, retardar ou agilizar qualquer ato em violação de seu dever de ofício; (ii) obter a concessão de benefício administrativo ou fiscal sem a observância das formalidades legais ou regulamentares aplicáveis; (iii) praticar ato ilícito de qualquer natureza ou ato impróprio contra a Administração Pública em conluio com agente público; e (iv) obter ou reter negócios para a Sigma.
6.2 Licitações Públicas e Contratos Administrativos
No tocante a licitações e contratos firmados com a Administração Pública, inclusive concessões e parcerias público privadas, ficam expressamente proibidas quaisquer das seguintes condutas:
O caráter competitivo dos procedimentos licitatórios deve ser estritamente respeitado, sendo observadas, entre outras normas, as diretrizes e regras gerais para a garantia da defesa da concorrência, previstas na Lei de Defesa da Concorrência (Lei nº 12.529/2011).
Os preços oferecidos nos procedimentos licitatórios devem ser compatíveis com os valores praticados no mercado para a mesma finalidade, sem discrepâncias, permitindo a competição e respeitando os valores mínimos e máximos previstos em cada procedimento licitatório.
Seguindo as melhores práticas de controle e auditoria, a Área de Governo da Sigma é a responsável, com apoio de consultoria jurídica externa especializada, por realizar o acompanhamento da execução dos contratos mantidos com a Administração Pública, e adotar medidas relacionadas à participação da empresa em procedimentos licitatórios, bem como na celebração ou prorrogação de contratos administrativos.
6.3 Obtenção de Licenças, Autorizações, Permissões e Certidões
É expressamente proibido o oferecimento, por administradores, colaboradores ou terceiros, ainda que por intermédio de pessoas interpostas, de vantagem indevida para viabilizar, garantir, ou conferir celeridade à obtenção de licenças, autorizações, permissões e certidões, ou para induzir agente público a praticar, omitir ou retardar ato de ofício.
6.4 Brindes, Presentes e Hospitalidades
Os administradores, colaboradores e terceiros contratados pela Sigma estão proibidos de oferecer ou dar, direta ou indiretamente, brindes, presentes e hospitalidades a agente público ou a terceira pessoa a ele relacionada, a fim de obter vantagens, influenciar ou compensar decisões em benefício próprio ou da empresa.
Assim, todos os brindes, presentes e hospitalidades devem ser declarados, e somente é permitida a oferta, para agentes públicos, de brindes promocionais, sem valor comercial.
Ainda, é importante destacar que a distribuição de brindes para agentes públicos deve ocorrer exclusivamente a título de cortesia, propaganda, ou divulgação, por ocasião de eventos especiais ou datas comemorativas. Esses brindes, sem valor comercial, devem ser oferecidos de forma difusa, sem destinação especifica para órgãos ou agentes públicos.
Os brindes que tenham valor comercial, ainda que com a logomarca da empresa, são proibidos de serem oferecidos para agentes públicos, para evitar situações que possam interferir em decisões ou causar descrédito.
Eventuais dúvidas sobre a possibilidade de oferta de qualquer brinde, presente ou hospitalidade para agentes públicos, devem ser registradas no Canal de Conformidade, disponível no site da empresa (https://www.sigmatelecom.com.br), para esclarecimentos pelo Comitê de Compliance da Sigma.
6.5 Contratações de Terceiros
Nos termos da Política de Relacionamento com Terceiros da Sigma, é obrigatória a realização de uma investigação de conformidade (também conhecida como due diligence de integridade) prévia à contratação de prestadores de serviços, subcontratados, despachantes, representantes comerciais, agentes intermediários, procuradores, consultores, e demais pessoas que venham a atuar em nome ou no interesse da empresa.
Através dessas diligências de integridade, são verificados eventuais vínculos de terceiros com a Administração Pública e com agentes públicos, assim como a existência de histórico de prática de ilícitos contra a Administração Pública.
Os contratos estabelecidos com terceiros deverão necessariamente contar com disposições e cláusulas apropriadas para prevenção e vedação de atos de corrupção e suborno.
Ainda, para fins de supervisão de terceiros e verificação do eventual envolvimento destes em ilícitos contra a Administração Pública, os procedimentos de diligência deverão ser renovados anualmente. Serão contratados, preferencialmente, terceiros que possuam programas de integridade implementados ou que façam a adesão formal às normativas de integridade e conformidade da Sigma.
Os resultados das diligências prévias à contratação de terceiros devem ser necessariamente reportados ao Comitê de Compliance, ao qual cabe avaliar os respectivos procedimentos adotados em cada caso, emitindo as recomendações que julgar pertinentes.
6.6 Contratações de Agentes Públicos e Pessoas Politicamente Expostas
A contratação de agentes públicos, ex-agentes públicos, seus familiares, ou ainda de pessoas politicamente expostas, deve observar os mesmos critérios de seleção e contratação adotados pela Sigma para candidatos em geral e terceiros, sem qualquer tipo de privilégio ou benefício, com observância das determinações contidas na Lei nº 12.813/2013 (Lei de Conflito de Interesses).
A contratação de atuais ou ex-agentes públicos, seus familiares, ou pessoas politicamente expostas, pode representar conflitos de interesses e riscos de conformidade. Por isso, antes de eventual contratação, é necessária avaliação técnica mediante investigação de conformidade, com ciência ao Comitê de Compliance, que avaliará se estão sendo atendidas todas as normas legais e regulamentares aplicáveis, como possibilidade de contratação, atendimento de prazos de quarentena, assim como as circunstâncias e critérios de contratação.
6.7 Comunicações e Reuniões com Agentes Públicos
As comunicações feitas de modo verbal com agentes públicos, quando tratarem sobre condições contratuais e sua modificação, alterações na estrutura de trabalho ou quaisquer outras solicitações relacionadas às atividades da Sigma devem ser necessariamente formalizadas. Tal formalização pode ocorrer por meio de envio ao endereço de e-mail oficial do agente público interlocutor, com cópia para os superiores hierárquicos do colaborador ou terceiro contratado. Essa mensagem deve conter necessariamente a indicação do local da prestação do serviço, nome completo e cargo dos participantes, além de descrição resumida do assunto tratado e do que foi decidido.
Reuniões de forma remota ou presencial com agentes públicos deverão ser prévia e formalmente agendadas, podendo esse agendamento ser realizado também por e-mail, que deve indicar o assunto a ser discutido e o órgão público ao qual o tema está vinculado, além dos nomes e contato dos agentes públicos, colaboradores ou terceiros que participarão da reunião.
É obrigatória a participação de ao menos 2 (dois) colaboradores da Sigma em reuniões presenciais ou remotas com agentes públicos, sendo que tais reuniões devem ser preferencialmente registradas por meio de ata ou gravação. Havendo impossibilidade de registro por esses meios, é necessário que o registro da reunião seja realizado por e-mail, que deve conter ao menos a indicação de local e data da reunião, nome completo e cargo dos participantes, bem como descrição sucinta do assunto tratado e das deliberações tomadas.
6.8 Conflito de Interesses
Todo aquele que tiver relações de parentesco ou de proximidade pessoal relevante com agente público de órgão com o qual a Sigma contrate deverá informar imediatamente esse fato ao Comitê de Compliance. Essa informação será recebida e analisada pelo Comitê de Compliance, o qual irá sugerir as medidas necessárias para evitar situações de conflito de interesses.
Para os fins desta Política, para que se configure um conflito de interesses, não é necessária a existência de dano ao patrimônio público, e nem que o agente público envolvido tenha ou possa vir a obter vantagem ou ganho financeiro, sendo suficiente que a situação gerada pelo conflito entre interesse público e privado, possa ao menos potencialmente interferir ou comprometer, de maneira imprópria, o desempenho da função pública.
A cooperação prestada em investigações e fiscalizações é essencial para garantir a transparência e a integridade das atividades da empresa. Administradores, colaboradores ou terceiros contratados pela Sigma devem observar as seguintes diretrizes e orientações para cooperar com eventuais investigações e fiscalizações realizadas por órgãos ou agentes públicos:
A inobservância dos procedimentos desta Política, por parte dos colaboradores, será examinada pelo Comitê de Compliance, com a subsequente emissão de parecer com recomendações para as áreas responsáveis, e imposição de sanções disciplinares adequadas ao infrator, de acordo com as políticas e normas internas da Sigma, em consonância com a legislação trabalhista, sem prejuízo da adoção de eventuais medidas administrativas, civis e penais cabíveis, conforme o caso.
Com relação a terceiros, o descumprimento desta Política poderá ensejar a imediata rescisão contratual, com aplicação das penalidades decorrentes da rescisão, sem prejuízo de ação indenizatória e outras providências legais cabíveis.
Constitui responsabilidade de todos os colaboradores e terceiros zelar pelo cumprimento desta Política. Indícios de descumprimento ou dúvidas acerca desta Política ou de demais políticas componentes do PIS poderão ser reportados diretamente ao gestor imediato do colaborador, ao Comitê de Compliance, ou por meio do Canal de Conformidade, disponível no site da empresa (https://www.sigmatelecom.com.br).
Compete ao Comitê de Compliance, manter a presente Política atualizada, em consonância com as diretrizes da Sigma, e para o eficaz atendimento das normas jurídicas e regulamentos vigentes.
POLÍTICA DE CONFORMIDADE DE TERCEIROS
1. OBJETIVOS
A presente Política de Conformidade de Terceiros (“Política”), instrumento componente do PIS – Programa de Integridade da Sigma (“PIS”), tem por objetivos estabelecer diretrizes complementares ao Manual de Boas Práticas , para regular a gestão contratual de terceiros com os quais a Sigma se relaciona, quanto a aspectos de integridade corporativa, de modo a mitigar eventuais riscos associados à sua contratação, e proporcionar um ambiente de trabalho transparente, ético, e livre de condutas ilícitas.
2. ABRANGÊNCIA
A presente Política é aplicável a todos os administradores, gestores, e colaboradores da Sigma, bem como aos seus fornecedores, associados, parceiros, prestadores de serviços, subcontratados, despachantes, representantes comerciais, agentes intermediários, procuradores e consultores (“terceiros”).
3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
A presente Política deve ser lida e interpretada em conjunto com os seguintes documentos, entre outros que possam ser aplicáveis à Sigma:
4. DEFINIÇÕES
5. DIRETRIZES GERAIS
A Sigma desenvolve suas atividades com base nos mais elevados padrões de integridade e ética corporativas, e preza pelo estabelecimento de relações comerciais e institucionais com terceiros que partilhem dos mesmos valores.
Para a contratação de terceiros, a Sigma adota rigorosos critérios técnicos e profissionais, mas considera imprescindível a observação de toda e qualquer disposição legal, trabalhista, ambiental, de segurança do trabalho e de integridade pelos seus contratados.
A Sigma não admite a prática de quaisquer irregularidades ou atos ilícitos, em especial ilícitos praticados contra a Administração Pública, por parte de pessoas físicas ou jurídicas que mantenham vínculos com a empresa.
Todos os contratos estabelecidos com terceiros devem obrigatoriamente contar com disposições e cláusulas de integridade empresarial e anticorrupção, destinadas a prevenir riscos decorrentes da prática de irregularidades e atos ilícitos.
Todos os terceiros com os quais a Sigma se relacione deverão aderir expressamente aos termos e condições de seu Código de Ética e Conduta, e das demais políticas componentes do Programa de Integridade.
6. DIRETRIZES ESPECÍFICAS
6.1 Diligências de Integridade: Com a finalidade de avaliar o nível de risco de terceiros contratados praticarem atos de corrupção ou atos lesivos à Administração Pública no curso de seu relacionamento com a Sigma, e de avaliar o seu histórico de reputação e integridade, é realizado processo de due diligence de integridade de terceiros, sendo essas diligências prévias obrigatórias para a efetivação da contratação, com observação da metodologia descrita nesta Política.
6.2 Cadastro: os terceiros interessados em estabelecer relacionamento com a Sigma, previamente à sua contratação, devem realizar cadastramento por meio do preenchimento de questionário de integridade para avaliação e subsequente classificação do seu grau de risco de integridade.
6.3 Diligências e pesquisas independentes: com objetivo de coletar informações sobre a reputação e perfil de integridade de terceiros, a Sigma realizará diretamente, por meio de sua área de recursos humanos, ou por intermédio da contratação de consultores, as seguintes diligências e pesquisas, supervisionadas pelo Comitê de Compliance:
6.2. Classificação de Riscos
Com base nas respostas ao questionário de integridade referido no tópico 6.1.1, e no resultado das diligências mencionadas no tópico 6.1.2, os terceiros deverão ser classificados inicialmente pelo Comitê de Compliance de acordo com o risco aparente e dentro dos parâmetros descritos abaixo:
| GRAU DE RISCO | DESCRIÇÃO |
ALTO | Terceiros condenados por sentença judicial com trânsito em julgado, nos últimos 5 anos, relacionadas a processos de corrupção, lavagem de dinheiro, fraude em licitações, improbidade administrativa, ou ilícitos correlatos, praticados contra a Administração Pública. |
ALTO |
Terceiros inscritos nos cadastros CEIS, CNEP ou CNCIA. |
MÉDIO | Terceiros que atuem junto à Administração Pública, ou interajam com agentes públicos em nome da Sigma, para a execução de contratos administrativos. |
MÉDIO | Terceiros que sejam réus em processos judiciais sem trânsito em julgado, relacionados à processos de corrupção, lavagem de dinheiro, fraude em licitações, improbidade administrativa, ou ilícitos correlatos, praticados contra a Administração Pública. |
MÉDIO | Terceiros que estejam associados a mídia negativa relacionada à pratica de corrupção, lavagem de dinheiro, fraude em licitações, improbidade administrativa, ou ilícitos correlatos, praticados contra a Administração Pública. |
MÉDIO | Terceiros cujos sócios ou diretores sejam parentes até o terceiro grau de agentes públicos. |
MÉDIO | Terceiros que se enquadrem na condição de pessoa politicamente exposta, ou cujos sócios ou diretores se enquadrem na condição de pessoa politicamente exposta. |
BAIXO |
Terceiros que não se enquadrem nas condições anteriores |
Os parâmetros estabelecidos devem ser utilizados como referência inicial. Entretanto, o Comitê de Compliance poderá optar por classificações distintas, com base nas especificidades de cada caso concreto.
6.3. Avaliação da Contratação e Recomendações
A presente Política recomenda que a Sigma não estabeleça relação comercial com terceiros que tenham risco de integridade classificado como “alto”, salvo em situações excepcionais, mediante avaliação do Comitê de Compliance.
Os terceiros que apresentem risco de integridade classificado como “médio” somente poderão ter sua contratação efetivada após avaliação de adoção de medidas necessárias para reduzir o risco, a ser realizada pelo Comitê de Compliance.
6.4 Contratações Emergenciais
Caso a demanda objeto da atuação do terceiro seja emergencial, o processo de diligências prévias de integridade poderá ser temporariamente dispensado, mediante a avaliação e recomendação nesse sentido pelo Comitê de Compliance.
Contratações emergenciais são caracterizadas pela urgência de determinadas demandas que, caso não atendidas imediatamente, podem representar risco ao regular desenvolvimento de atividades pela empresa, e ao atendimento aos seus clientes. Além da urgência, as contratações emergenciais se caracterizam pela imprevisibilidade dos eventos que as motivaram.
Caso se faça necessária uma contratação emergencial, o responsável pela contratação deverá adotar as seguintes providências:
Como ocorre com os demais contratos celebrados pela Sigma, as contratações emergenciais também devem ser reguladas por instrumento contratual que necessariamente contenha cláusulas de integridade corporativa e anticorrupção.
6.5 Avaliação Periódica de Terceiros
A base de terceiros contratados deverá ser avaliada em periodicidade anual, com o objetivo de verificar a manutenção dos graus de riscos de integridade originalmente identificados.
As análises serão realizadas mediante renovação do procedimento descrito no tópico 6.1.2, podendo ser empregadas diligências adicionais de integridade, a critério dos responsáveis pela realização da avaliação periódica.
O grau de risco de integridade de um terceiro poderá ser reclassificado, se houver modificação no resultado da avaliação periódica anual. Se, em decorrência da reclassificação, for constatado aumento do grau de risco de integridade do terceiro em relação à última avaliação, as seguintes medidas de correção serão adotadas, entre outras que se revelem adequadas a cada caso concreto:
O Comitê de Compliance é o responsável pela recomendação de medidas mitigadoras a serem implementadas em relação ao terceiro que tenha sofrido alteração na classificação do seu risco de integridade, em razão de fatos ocorridos após a sua contratação.
7. FUSÕES E AQUISIÇÕES
A Sigma deverá cumprir os seguintes procedimentos ao realizar fusões, aquisições, ou outras espécies de operações societárias com outras empresas, ou ainda caso venha a formar qualquer espécie de parceria, ainda que temporária:
O Comitê de Compliance poderá contratar consultoria independente para conduzir a verificação prévia do risco reputacional decorrente de realização de fusão, aquisição ou operação societária. Na hipótese de a empresa alvo ou potencial parceira apresentar risco de integridade alto ou médio, cabe ao Comitê de Compliance avaliar a operação, emitindo as recomendações pertinentes, bem como estabelecer condicionantes à realização do negócio.
8. PENALIDADES
A inobservância dos procedimentos desta Política, por parte dos colaboradores, será examinada pelo Comitê de Compliance, com a subsequente emissão de parecer com recomendações para as áreas responsáveis, e imposição de sanções disciplinares adequadas ao infrator, de acordo com as políticas e normas internas da Sigma, em consonância com a legislação trabalhista, sem prejuízo da adoção de eventuais medidas administrativas, cíveis e penais cabíveis, conforme o caso.
Com relação a terceiros, o descumprimento desta Política poderá ensejar a imediata rescisão contratual, com aplicação das penalidades decorrentes da rescisão, sem prejuízo de ação indenizatória e outras providências legais cabíveis.
9. REPORTES E ESCLARECIMENTOS DE DÚVIDAS
Constitui responsabilidade de todos os colaboradores e terceiros zelar pelo cumprimento desta Política. Indícios de descumprimento ou dúvidas acerca desta Política ou de demais políticas componentes do PIS poderão ser reportados diretamente ao gestor imediato do colaborador, ao Comitê de Compliance, ou por meio do Canal de Conformidade (https://www.sigmatelecom.com.br).
10. MANUTENÇÃO DA POLÍTICA
Compete ao Comitê de Compliance manter a presente Política atualizada, em consonância com as diretrizes da Sigma, e para o eficaz atendimento das normas jurídicas e regulamentos vigentes.
1. OBJETIVOS
A presente Política do Canal de Conformidade da Sigma (“Política”), instrumento componente do PIS – Programa de Integridade da Sigma (“PIS”), tem por objetivos estabelecer diretrizes complementares ao Manual de Boas Práticas, e regular o tratamento de potenciais não conformidades que possam ocorrer no curso das atividades desenvolvidas pela Sigma, de modo a proporcionar um ambiente de trabalho transparente, ético, e livre de condutas ilícitas.
2. ABRANGÊNCIA
A presente Política é aplicável a todos os gestores, administradores e colaboradores da Sigma, bem como seus fornecedores, subcontratados, despachantes, consultores, prestadores de serviços, autoridades públicas, representantes de agências reguladoras, e qualquer outra parte que mantenha relação com a Sigma, sejam pessoas físicas ou jurídicas, com ou sem fins lucrativos, assim como ao público externo em geral.
3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
A presente Política deve ser lida e interpretada em conjunto com os seguintes documentos, dentre outros que possam ser aplicáveis à Sigma:
4. TEMAS RELACIONADOS AO CANAL DE CONFORMIDADE DA SIGMA
O Canal de Conformidade da Sigma consiste em meio de comunicação utilizado para o registro de denúncias de comportamentos que possam configurar inobservância ao Manual de Boas Práticas e outras políticas internas que regem a organização, assim como de condutas diversas que possam configurar potencial violação de normas jurídicas e regulamentos vigentes, sendo utilizado também para o esclarecimento de dúvidas acerca de questões éticas e de normas internas da organização.
Referidas violações potenciais incluem, mas não se limitam, às seguintes condutas:
A partir do acolhimento das denúncias, ocorre o subsequente encaminhamento para as áreas competentes para a sua análise, assegurando-se confidencialidade, independência, imparcialidade e isenção no tratamento das ocorrências, nos termos das especificações contidas na presente Política.
5. ACESSO AO CANAL
O Canal de Conformidade da Sigma pode ser acessado e utilizado por qualquer interessado que dele deseje fazer uso.
Para viabilizar as comunicações e denúncias ao Canal de Conformidade, o qual encontra-se disponível de modo ininterrupto, a Sigma oferece os seguintes meios: registros diretamente em sistema (online), de forma eletrônica, ou registro em meio físico.
O principal meio de registro de relatos se dá através da página da Sigma na internet (https://www.sigmatelecom.com.br), acessando-se “Canal de Conformidade”, e preenchendo-se um formulário eletrônico, o qual comporta significativo número de informações. Para tornar a investigação mais eficiente, e corroborar o relato, neste formulário há também possibilidade de se anexar arquivos (imagens, vídeos, textos, planilhas, entre outros).
Ao inserir as informações no canal, através do site, é fornecido ao denunciante um número de protocolo, para controle interno, e para o acompanhamento de seu relato, o qual pode ser feito de forma anônima.
Com o propósito de dotar o Canal de Conformidade de meios de acesso alternativos, também é possível o recebimento de denúncias através de formulários em papel, depositados em urnas físicas localizadas nas dependências da Sigma. Nesta modalidade de acesso, os reportes passam pelos mesmos métodos de averiguações e providências dedicados às denúncias realizadas através de formulário eletrônico.
6. DIRETRIZES PARA O TRATAMENTO DE RELATOS RECEBIDOS PELO CANAL DE CONFORMIDADE
6.1 Responsável pelo tratamento de reportes e denúncias:
compete ao Comitê de Compliance receber, analisar e conferir tratamento aos relatos recebidos por meio do Canal de Conformidade. O tratamento deve ser feito mediante procedimento de apuração dos fatos, conduzido pelo Coordenador do Comitê de Compliance, o qual pode realizar diligências junto às áreas relacionadas ao fato mencionado no relato.
6.2 Prazo para resolução dos relatos registrados:
o tratamento do relato e a conclusão da análise não podem ultrapassar o prazo de 15 (quinze) dias úteis, sendo referido prazo prorrogável por igual período.
6.3 Confirmação do reporte:
confirmada a procedência do relato, e não sendo o caso de arquivamento, o Comitê de Compliance deve adotar ações para interrupção e correção da situação que motivou o reporte, com recomendação de adoção de medidas disciplinares em consonância com as disposições contidas no Canal de Conformidade.
6.4 Obrigatoriedade de comunicação:
se for verificada a existência de irregularidade que implique em obrigação legal de comunicação aos órgãos públicos competentes, o Comitê de Compliance, juntamente com a Alta Direção da Sigma, deliberará a respeito do processo de reporte à autoridade competente, que ocorrerá de forma imediata.
6.5 Resposta ao denunciante:
após o tratamento pertinente, o Comitê de Compliance deve fornecer resposta ao denunciante, com o subsequente registro de encerramento do protocolo no Canal de Conformidade.
6.6 Reabertura:
ao receber a resposta ao reporte, caso entenda necessário, o denunciante poderá acessar o Canal de Conformidade e enviar de forma fundamentada nova mensagem relativa ao mesmo relato, cabendo ao Comitê de Compliance deliberar sobre eventual reabertura da denúncia, e as respectivas providências a serem adotadas quanto ao caso.
6.7 Confidencialidade:
os relatos serão divulgados pelo Comitê de Compliance apenas aos colaboradores que necessitarem conhecer as informações para fins investigativos, incumbindo a todos manter a confidencialidade de todo o conteúdo recebido sobre a manifestação, sem exposição de envolvidos no fato, tampouco do autor da comunicação.
6.8 Anonimato:
as denúncias e relatos podem ser feitos de forma anônima, devendo nesse caso o Comitê de Compliance assegurar a preservação do anonimato do autor.
6.9 Não retaliação:
a presente Política assegura a não adoção de retaliações ao manifestante pela utilização do Canal de Conformidade, desde que de boa-fé, sendo vedada assim qualquer espécie de exposição, imposição de sanção ou punição a colaboradores ou terceiros em razão da utilização do Canal de Conformidade.
6.10 Monitoramento:
o Comitê de Compliance, na forma de seu regimento interno, deve promover avaliação, em periodicidade mensal, da efetividade do Canal de Conformidade, mediante acompanhamento do número de acessos ao canal, das denúncias recebidas, bem como de seus respectivos índices de resolução.
O tratamento de todos os dados pessoais coletados a partir do Canal de Conformidade pela Sigma ocorre de acordo com as disposições constantes da Lei Geral de Proteção de Dados, e regulamentos pertinentes, com amparo na base legal de exercício regular de direitos, uma vez que as informações têm por finalidade auxiliar na apuração e prevenção de comportamentos que ao menos potencialmente violam leis, normas e políticas internas da Sigma.
A Sigma se compromete a descartar os dados pessoais coletados que sejam considerados excessivos, desnecessários ou que não tenham relevância para a apuração dos relatos analisados, e apenas armazenará os dados essenciais à manutenção da integralidade do texto original constante do reporte ou denúncia.
Os dados pessoais que não forem descartados serão mantidos em ambiente seguro, confidencial e com garantia de acesso virtual e/ou físico somente a pessoas autorizadas, durante 5 (cinco) anos.
Os dados pessoais tratados no âmbito do Canal de Conformidade poderão ser compartilhados com autoridades, órgãos e entidades governamentais, para cumprimento de obrigações legais ou regulatórias e exercício regular de direitos, e com empresas terceiras, como escritórios de advocacia, para fins de assessoria na apuração das denúncias.
8. MANUTENÇÃO DA POLÍTICA DO CANAL DE CONFORMIDADE
Compete ao Comitê de Compliance, responsável pelo Canal de Conformidade, manter a presente Política atualizada, em consonância com as diretrizes da Sigma, e para o eficaz atendimento das normas jurídicas e regulamentos vigentes.
