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O que avaliar na hora de investir em soluções de videoconferência

soluções de videoconferência reunião

Mais produtividade, menos custo. Esse é um dos reflexos do crescimento do home office durante a pandemia, cada vez mais consolidado dentro do “novo normal”. Por isso, com as reuniões, briefings, apresentação de relatórios, entre outras atividades acontecendo online, as soluções de videoconferência tornaram-se indispensáveis para sua empresa.

Antes, se havia certa resistência ao trabalho remoto, agora esse cenário mudou. Depois de serem praticamente obrigadas a operar de forma remota, 73,8% das empresas pretendem instituir o home office como prática definitiva no Brasil após a pandemia do novo coronavírus, de acordo com a consultoria Cushman & Wakefield, em estudo divulgado pela revista Exame, no qual foram entrevistados 122 executivos de multinacionais que atuam no país.

Prova de que antes havia um certo receio em adotar o home office é que, antes do isolamento social causado pela pandemia, 42,6% das empresas nunca tinham adotado a prática. Além disso, como reforço de peso, as mundialmente conhecidas Twitter e Facebook saíram em defesa do home office, aumentando ainda mais a utilização e a necessidade de soluções de videoconferência. 

Apesar de as pessoas estarem afastadas fisicamente, elas precisam se reunir para determinar as tarefas, apresentar projetos e resultados. Agora, mais do que nunca, tecnologias para a realização de videoconferências, compartilhamento de documentos, planilhas, apresentações, armazenamento de arquivos em nuvem, entre outras funções, têm apoiado empresas a manter as atividades remotamente.

Em agosto do ano passado, o Twitter anunciou que permitiria que todos os funcionários trabalhassem de suas casas para sempre, caso eles desejassem. Já Mark Zuckerberg, CEO do Facebook, teve a mesma linha de pensamento. Ele confirmou que até 50% dos funcionários da empresa podem trabalhar remotamente nos próximos cinco a 10 anos.

Os processos de recrutamento e seleção também estão acontecendo de forma online, desde o envio de currículo até a etapa final da entrevista. Em matéria divulgada pela CNN Brasil, segundo dados da Revelo, em julho de 2021, 94% dos processos de contratação foram realizados à distância.

A escolha de uma solução de videoconferência precisa seguir uma série de critérios para assegurar que a segurança da informação, usabilidade, funcionalidade, entre outros pré-requisitos, sejam garantidos.

Segurança nas soluções de videoconferência

Em uma solução de videoconferência, é mais do que necessário contar com proteção de dados e criptografia de chamadas. Isso porque durante uma reunião podem ser trocadas informações sigilosas e, caso a conferência sofra um ataque e ocorra vazamento de dados, além dos prejuízos da perda dos dados, a empresa ainda poderá ser autuada na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), tendo que pagar multas de até R$ 50 milhões.

Por isso, é importante utilizar um software que, além de fornecer controle total para o administrador da conferência, ofereça criptografia de ponta a ponta nas chamadas (áudio e vídeo) e proteja as gravações armazenadas na nuvem.

Uma ação que auxilia na segurança e no controle da reunião é colocar uma senha de acesso para os convidados. Outro fator de apoio é manter os participantes na sala de espera e ir aprovando a entrada de um por um.

Outra dica é para que não compartilhe os links de convites de chamadas de vídeo por canais de comunicação que não sejam totalmente seguros, como o whatsapp. Chame os participantes de forma privada, seja por e-mail ou plataformas seguras.

Além disso, deve-se tomar muito cuidado com o compartilhamento de mídia durante a videoconferência, pois esses arquivos podem conter vírus ou malwares

Um software de videoconferência, no entanto, precisa ir além da segurança e também oferecer uma experiência agradável aos usuários e, por isso, vamos agora às funcionalidades disponíveis.

Funcionalidades disponíveis nas soluções

soluções de videoconferência

Com o crescimento da utilização das soluções de videoconferência, aumentou o número de opções de softwares para a empresa escolher. Os mais indicados são aqueles que possuem solução corporativa, com a sua infraestrutura em nuvem, chamados de SaaS (Software as a Service), evitando assim a perda de informações e problemas com hardware.

Além disso, com um SaaS, o acesso às chamadas é facilitado, uma vez que basta que o usuário tenha acesso a um navegador autorizado e a uma boa conexão com a internet. O ponto forte do uso de soluções de videoconferência é a redução de custos com deslocamentos, já que uma reunião online, realizada com qualidade, dispensa os encontros presenciais, que levam a gastos com viagens, refeições, entre outros.

E as vantagens não param por aí. Ao contratar uma solução de videoconferência a empresa também tem os seguintes benefícios:

  • Reunião em qualquer dispositivo e horário

Imagine que o colaborador está dentro de um ônibus ou táxi e precisa participar de uma importante reunião da empresa. Isso será totalmente possível graças à interação dos softwares com o celular.

O ambiente cloud (nuvem) permite que a chamada seja realizada em qualquer dispositivo com segurança e agilidade. Por isso, observe se a tecnologia escolhida está disponível no iOS, da Apple, ou Android, do Google.

  • Compartilhamento de documentos

O compartilhamento de documentos durante uma videoconferência (desde que sejam anexos de pessoas confiáveis) é uma das principais vantagens dessa ferramenta, uma vez que os colaboradores e executivos trocam ideias em tempo real, otimizando o tempo para uma tomada de decisão. Confira se seu software contratado possui essa vantagem.

  • Gravação de streamings e áudios

O que foi que tal pessoa disse mesmo? Pois é, em uma videoconferência, basta acessar a gravação na nuvem e conferir tudo o que foi conversado. Essa reunião também poderá ser exibida futuramente a outros colaboradores para que assistam algo de interesse da empresa.

  • Sala de reunião projetada

A sua sala de reunião precisa ser projetada para receber as soluções de videoconferência. Com os aparelhos ideais para seu espaço, as conversas não sofrem ruídos e ecos, ou seja, todos se entendem perfeitamente bem. Por isso, vamos tratar agora sobre esse tópico fundamental: qualidade de áudio e imagem.

Qualidade de áudio e imagem

áudio em reunião de videoconferência

Quando uma videoconferência não possui equipamentos de qualidade, com certeza haverá desgaste por falhas de comunicação. O áudio pode ficar baixo, a imagem pode não mostrar algo com clareza. Portanto, é essencial que seja contratada uma solução capaz de atender todos esses requisitos.

Não importa se é um escritório localizado na empresa ou uma sala em sua residência. Na hora de montar seu espaço de reunião ou conferência, os equipamentos devem contar com qualidade de vídeo, chamadas em Full HD e baixo consumo de banda, bem como qualidade superior de áudio, com cancelamento de eco, supressão de ruídos e detecção de voz.

Outro ponto a observar nas câmeras de alta resolução é que elas tenham funcionalidade para detectar movimentos verticais, horizontais e enquadramentos com fluidez.

Suporte técnico para as soluções de videoconferência

equipe de suporte técnico

Para corrigir possíveis problemas técnicos, é mais do que necessário que as soluções de videoconferência possuam um suporte técnico eficiente e de qualidade.

Em outras palavras, os fornecedores que você deve procurar são os que disponibilizam suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana. Avalie também se possuem as mais variadas formas de atendimento, seja pelo chat do site, telefone, whatsapp, e-mail, entre outros.

Com isso, você não terá dor de cabeça caso algum aparelho não funcione corretamente ou se seus funcionários precisarem de treinamento para utilizar as câmeras ou outras ferramentas.

Qual solução de videoconferência devo escolher

equipamentos de video

Para obter esses recursos avançados, você precisa contar com os serviços de consultoria de uma empresa que realizará um estudo sobre quais são as particularidades do seu negócio e quais são as soluções mais indicadas para seu caso, que instale e configure estas soluções além de oferecer suporte técnico. E é exatamente isso que a Sigma faz.
Somos experts em tecnologia de comunicação corporativa e parceiros dos principais fabricantes de soluções de videoconferência corporativa, como Avaya, Logi e Poly. Em todos os projetos que a Sigma realiza, o cliente tem todas as dúvidas sobre o tema esclarecidas e recebe orientação para escolher a solução com melhor custo-benefício para a empresa. Você pode contratar uma solução completa, com plataforma, hardware, equipamentos e suporte, ou contratar apenas o item que precisa. Além disso, ao contratar videoconferência da Sigma você tem a garantia de ser atendido por quem entende de tecnologia e entrega uma experiência de atendimento ímpar para os clientes.

A Sigma é referência no mercado, com mais de 1.000 clientes ativos e unidades em quatro cidades estratégicas para atender empresas em todo o país, com equipe 100% própria, disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Fundada há 36 anos, a Sigma vem se destacando como integradora de soluções, uma vez que cresceu 50% nos últimos três anos, com 97% de aprovação pelos clientes. Atualmente a empresa tem parceria com os maiores e mais importantes fabricantes do setor.

E então, agora que você sabe a importância de planejar adequadamente a contratação de uma solução de videoconferência, com aparelhos que ofereçam qualidade de áudio e vídeo, além de uma consultoria com suporte 24h, entre em contato com nossos especialistas! O futuro é agora, não deixe a oportunidade escapar!

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